„Za jak dlouho to máte?“ je první otázka, kterou dostane každá personální agentura. A je to správná otázka, protože výrobní plán se počítá v týdnech, ne v dobrých úmyslech.

Odpověď jedním číslem ale neexistuje. Kdo vám ji dá bez doplňujících otázek, buď nezná vaše zadání, nebo číslo nemá naměřené. Následující text ukazuje, z čeho se lhůta skládá, co ji nejvíc prodlužuje a jak se dá zkrátit – včetně části, kterou ovlivňuje výhradně objednatel.

Proč se na otázku „za jak dlouho“ nedá odpovědět jedním číslem

Termín obsazení určuje pět proměnných a každá z nich může lhůtu zdvojnásobit:

  • Kdo je hledaný člověk. Zaškolený operátor bez požadavků na oprávnění je něco jiného než svářeč s platnou zkouškou nebo skladník s průkazem na vysokozdvižný vozík.
  • Kolik lidí a k jakému datu. Jeden člověk do stávající směny a dvacet lidí k jednomu pondělí jsou dvě různé úlohy.
  • Odkud kandidáti přijdou. Domácí trh, nebo zahraničí. Rozdíl v lhůtách je zásadní a je popsaný níž.
  • Jak rychle rozhoduje objednatel. Tady se ztrácí víc dní než kdekoli jinde.
  • Co musí proběhnout před nástupem. Lékařská prohlídka, vstupní školení, oprávnění, ubytování, doprava na ranní směnu.

Proto má smysl bavit se o fázích, ne o jednom čísle. Fáze se dají měřit, porovnávat a hlavně zkracovat.

Nábor směny má pět fází

Plánovač u obrazovky s rozpisem směn, telefonuje

1. Zadání a kalibrace. Sepsání pozice, mzdového rozpětí, směnnosti a toho, co je skutečně nutné umět. Zní jako formalita, ale bývá to místo, kde se vyrábí zbytečné požadavky. Každý „nice to have“ v profilu prodlužuje hledání.

2. Oslovení a odezva. Doba mezi spuštěním náboru a prvními použitelnými kandidáty. Nejvíc ji ovlivňuje, jestli má agentura v regionu vlastní evidenci lidí, nebo začíná od nuly. Kanály, které na dělnické pozice fungují, rozebírá článek o náboru operátorů výroby.

3. Výběr a ověření. Pohovor, reference, ověření oprávnění. U dělnických pozic zpravidla jedno kolo. Tři kola znamenají, že kandidát mezitím nastoupí jinam.

4. Vstupní formality. Vstupní lékařská prohlídka, školení BOZP, případně doplnění oprávnění. Kapacita poskytovatele pracovnělékařských služeb je v praxi častější brzda než samotný nábor.

5. Nástup a náběh na výkon. Člověk je na lince, ale plný výkon má až po zaškolení. Do plánování patří obojí, protože plán počítá s kusy, ne s hlavami.

Bez těchto čísel zůstává rozpad fází návodem, jak si lhůtu spočítat u sebe. To je použitelné i tak, ale číslo z reálného měření by bylo silnější.

Co lhůtu prodlužuje nejvíc

Zahraniční nábor mimo EU. Tady lhůtu neurčuje agentura ani firma, ale zákon. O žádosti o zaměstnaneckou kartu rozhoduje ministerstvo podle § 169t odst. 6 zákona č. 326/1999 Sb., o pobytu cizinců, ve lhůtě 60 dnů ode dne podání žádosti a ve zvlášť složitých případech 90 dnů. K tomu je nutné připočítat čas na termín na zastupitelském úřadu, obstarání dokumentů a cestu. Kdo plánuje zahraniční nábor jako řešení výpadku příští týden, plánuje špatně.

Požadavek na platné oprávnění. Průkaz na vysokozdvižný vozík, svářečská zkouška, jeřábnický průkaz. Buď hledáte užší skupinu lidí, nebo počítáte s časem na zaškolení. Obojí je legitimní, ale musí to být rozhodnuto na začátku, ne po třech týdnech.

Rozhodovací smyčka na straně firmy. Kandidáti čekající na schválení mzdy nebo na termín u mistra jsou nejčastější ztráta. Kandidát na dělnickou pozici má zpravidla rozhodnuto do několika dnů.

Lokalita bez dopravy. Provoz mimo dosah MHD na ranní směnu zužuje trh na lidi s autem. Svoz nebo příspěvek na dopravu tuto podmínku odstraňuje a je to nejlevnější zásah do lhůty, jaký firma má k dispozici.

Nereálné mzdové rozpětí. Pokud je nabídka pod hladinou v okolí, nábor neselže hlučně. Selže tiše – přihlášky prostě nechodí a čas plyne dál.

Jak lhůtu zkrátit, aniž snížíte kvalitu

To, co může udělat firma sama a co ve výsledku pomůže víc než jakékoli zrychlení na straně dodavatele:

  • Rozhodovat o kandidátovi do 24 hodin od doručení profilu.
  • Umožnit nástup jindy než v pondělí. Nástupní den jednou týdně znamená průměrnou ztrátu několika dnů na každého člověka.
  • Předjednat kapacitu na vstupní lékařské prohlídky dopředu, ne až s konkrétním jménem.
  • Oddělit, co musí umět od prvního dne a co doučíte. U operátorských pozic bývá druhá skupina větší, než personální oddělení předpokládá.
  • Zadat nábor dřív, než je situace kritická. Zadání s dvoutýdenním předstihem a zadání „na včera“ mají různou cenu i výsledek.

Co s tím dělá personální partner a kde přebírá odpovědnost za formality, ubytování i dopravu, popisuje stránka pro firmy.

Na co se ptát, aby číslo v nabídce něco znamenalo

Pokud vám dodavatel slíbí konkrétní lhůtu, jsou tři doplňující otázky, které oddělí měření od marketingu:

  1. Na kolika zakázkách a za jaké období je to měřeno? Deset zakázek za pololetí je jiný podklad než jedna povedená.
  2. Je to medián, nebo nejlepší případ? Průměr tažený jedním rychlým obsazením neříká nic o tom, co čekat u vás.
  3. Kolik z těch lidí bylo na místě po 30 dnech? Rychle obsazená a rychle uvolněná směna není obsazená směna. Souvislost mezi rychlostí a fluktuací rozebírá článek o snížení fluktuace zaměstnanců.

Čtvrtá otázka je nejnepříjemnější a nejužitečnější: co se stane, když termín nevyjde? Odpověď „ozveme se dřív, než ho propásneme“ je slabší než odpověď, která popisuje náhradní scénář. Ale je pořád lepší než ticho.

Sezónní špičky se plánují jinak

Pracovníci přicházejí ráno k závodu, u dveří čtečka karet

Všechno výše platí pro průběžný nábor. Sezónní nápor – Black Friday, předvánoční provoz ve skladu, náběh nové zakázky – se řídí kalendářem, ne reakční dobou. Postup je popsaný v článku o sezónním náboru pracovníků a podrobněji pro sklady v textu o náboru do logistiky před sezónou.

Řekněte nám termín a my řekneme, co je do něj reálné

Napište počet lidí, datum nástupu, směnnost a mzdové rozpětí. Vrátíme se s tím, co je do vašeho termínu proveditelné, a s tím, co proveditelné není – včetně důvodu.