Zaměstnanecká karta krok za krokem: dokumenty, lhůty, časté chyby

Většina firem, které se do zaměstnanecké karty pouštějí poprvé, ztratí nejvíc času ještě předtím, než vůbec podají žádost. Ne kvůli chybějícímu razítku, ale proto, že první lhůta začíná běžet na úřadu práce, a ne na ministerstvu. Níže je celý postup v pořadí, v jakém se odehrává, i s tím, co se dá dělat souběžně.

Co karta je a kdo ji potřebuje

Zaměstnanecká karta je povolení k dlouhodobému pobytu, které zároveň slouží jako povolení k zaměstnání. Týká se občanů třetích zemí a zaměstnání delšího než tři měsíce. Je vázána na konkrétní pracovní místo u konkrétního zaměstnavatele: držitel s ní nemůže nastoupit kamkoli.

Kdo povolení vůbec nepotřebuje, jaké další režimy existují a co se změnilo v letech 2025 a 2026, shrnuje článek Zaměstnávání cizinců v roce 2026. Pokud řešíte kvalifikovanou technickou pozici s vyšší mzdou, přečtěte si nejdřív srovnání modré a zaměstnanecké karty: u části pozic je druhý režim rychlejší.

Krok 1. Volné místo musí být třicet dnů v evidenci

Podle § 37a zákona č. 435/2004 Sb., o zaměstnanosti, se do centrální evidence volných pracovních míst obsaditelných držiteli zaměstnanecké karty zařadí místo, které nebylo obsazeno do 30 dnů od nahlášení krajské pobočce Úřadu práce ČR. Podmínkou zařazení je souhlas zaměstnavatele.

Zdroj: MPSV, Centrální evidence volných pracovních míst obsaditelných držiteli zaměstnanecké karty, stav k 27. 8. 2026.

Z toho plyne jediné praktické pravidlo: třicet dní běží dřív, než se dá žádost vůbec podat. Kdo chce mít lidi na lince v lednu, hlásí místo na podzim, ne po Novém roce. Číslo volného pracovního místa z této evidence je potom povinnou náležitostí žádosti.

Popis pozice v hlášení musí odpovídat tomu, co bude ve smlouvě. Rozdíl v úvazku, mzdě nebo názvu profese se v řízení projeví jako nesoulad a řízení se prodlouží.

Krok 2. Doklady, které musí být kompletní hned

Podle Informačního portálu pro cizince (ipc.gov.cz, stav k 27. 8. 2026) žádost vždy obsahuje:

• vyplněný formulář žádosti,
• cestovní doklad,
• doklad o zajištění ubytování,
• fotografii,
• pracovní smlouvu, dohodu o pracovní činnosti nebo smlouvu o smlouvě budoucí,
• číslo volného pracovního místa z centrální evidence.

Podle situace se dokládají ještě další písemnosti: doklad o odborné způsobilosti u pozic, kde je vyžadována, výpis z rejstříku trestů státu, jehož je cizinec občanem, a na vyžádání lékařská zpráva nebo výpisy z rejstříků států, kde cizinec v posledních třech letech pobýval déle než šest měsíců.

Doklad o zajištění ubytování má vlastní formální požadavek: podle § 31 odst. 5 zákona č. 326/1999 Sb. musí být podpis ubytovatele úředně ověřený, pokud nebyl učiněn před pověřeným pracovníkem ministerstva, uznávaným elektronickým podpisem nebo přes datovou schránku. Na tomhle jediném papíru padá překvapivě velká část prvních podání. Co všechno s ubytováním souvisí dál, rozebírá text o ubytování a dopravě zahraničních pracovníků.

Krok 3. Podání žádosti a lhůta pro rozhodnutí

Žádost se podává osobně: ze zahraničí na zastupitelském úřadu ČR ve státě, jehož je cizinec občanem nebo kde dlouhodobě pobývá, v ČR na pracovišti Ministerstva vnitra.

• Lhůta pro rozhodnutí: 60 dnů, ve zvlášť složitých případech 90 dnů.
• Lhůta neběží po dobu přerušení řízení a po dobu, kdy je cizinec vyzván k doplnění podkladů.
• Správní poplatek: 2 500 Kč při podání v ČR, 5 000 Kč při podání na zastupitelském úřadu.
• Platnost karty: nejvýše 2 roky, případně po dobu trvání pracovního poměru.

Zdroj: Informační portál pro cizince (ipc.gov.cz), zákon č. 326/1999 Sb., stav k 27. 8. 2026.

Zaměstnavatel navíc nesmí být veden jako nespolehlivý. To je věc, kterou má smysl si ověřit dřív, než firma slíbí nástupní termín.

Krok 4. Převzetí karty a nástup do práce

Po kladném rozhodnutí následuje udělení dlouhodobého víza za účelem převzetí karty, příjezd, biometrika a převzetí samotné karty na ministerstvu.

Nástup do práce má od 1. 4. 2026 vlastní povinnost: zaměstnavatel přihlašuje zahraničního zaměstnance do evidence nejpozději před okamžikem nástupu k výkonu práce a dál podává jednotné měsíční hlášení zaměstnavatele (JMHZ) ve lhůtě od 1. do 20. dne měsíce následujícího po měsíci, za který se hlásí. Registraci přitom nelze podat dřív než 8 dnů před nástupem. Povinnost zavedl zákon č. 323/2025 Sb., účinný od 1. 1. 2026, s uplatněním od 1. 4. 2026. Celou agendu kolem nástupu zahraničních zaměstnanců řešíme za klienty – co k tomu patří, je na stránce pro firmy.

Zdroj: ČSSZ, Jednotné měsíční hlášení zaměstnavatele, základní informace; stav k 27. 8. 2026.

Šest chyb, které řízení nejčastěji zdrží

1. Místo nahlášené pozdě. Třicetidenní běh v centrální evidenci začíná až nahlášením volného místa. Krajská pobočka Úřadu práce ČR ho podle § 37a zákona č. 435/2004 Sb. může zkrátit až na 10 dnů, ale je to výjimka, se kterou se nedá dopředu počítat.
2. Doklad o ubytování bez ověřeného podpisu. Formálně vadná příloha, věcně správný obsah, výsledek je stejný, jako by chyběla.
3. Smlouva neodpovídá inzerovanému místu. Jiný úvazek, jiná mzda, jiný název pozice.
4. Chybějící doklad o odborné způsobilosti u profesí, kde je vyžadován. Typicky svářeči a obsluha vyhrazených technických zařízení.
5. Předčasná změna zaměstnavatele. Oznámení o změně lze podat nejdříve 6 měsíců od převzetí první karty, s výjimkami danými zákoníkem práce, a nové zaměstnání lze zahájit nejdříve 30 dnů od podání oznámení. Po skončení zaměstnání má cizinec 90 dnů na oznámení nového zaměstnání nebo na žádost o jiný účel pobytu.
6. Nenahlášený nástup. Nejlevnější chyba k prevenci a nejdražší k nápravě.

Zdroj bodu 5: Informační portál pro cizince, Zaměstnanecká karta a změna zaměstnání, stav k 27. 8. 2026.

Kolik to trvá celkem

Sečtěte tři úseky: 30 dnů evidence volného místa, čekání na termín podání na zastupitelském úřadu, 60 až 90 dnů řízení, plus cestu a převzetí. Termíny na zastupitelských úřadech se liší podle země a mění se v čase, proto v tomhle článku žádné číslo neuvádíme: dosaditelný odhad dáváme až ke konkrétní zemi a konkrétnímu termínu.

Realistický plán náboru se proto staví od data, kdy má člověk stát na lince, směrem zpět. Ne obráceně.

Co z toho děláme my

GLWA vede nábor zahraničních pracovníků pro výrobu, logistiku a automotive v Plzeňském kraji včetně administrativy okolo karet: hlášení volného místa, kompletace podkladů, komunikace s uchazečem a hlídání lhůt.

Pokud potřebujete obsadit směny a nechcete si stavět vlastní vízovou agendu, napište, kolik lidí a na jaké pozice potřebujete. Vrátíme se s termínovou osou postavenou na vašem datu nástupu: poptávka a kontakt.

Ověřeno k datu: 27. 8. 2026.